Pierwszy kontakt z pacjentem odbywa się poprzez połączenie telefoniczne lub bezpośrednio w placówce MODERN-REH, podczas której ustalana jest data i godzina pierwszego spotkania. Podczas pierwszej wizyty fizjoterapeuta bądź inny specjalista przeprowadza wywiad z pacjentem oraz szczegółową diagnostykę (np. badanie neurologiczne, ortopedyczne, testy funkcjonalne, kinezjologiczne EMG; testy na platformach posturograficznych, tensometrycznych, dynamograficznych) określających źródło problemów zdrowotnych. Na podstawie przeprowadzonych badań stawiana jest diagnoza, w wyniku której następuje określenie:
- terminu pobytu;
- zakresu zastosowanej fizjoterapii/rehabilitacji;
- czasu trwania terapii;
- zakwaterowania;
- kosztów związanych z pobytem i rehabilitacją;
Za akceptacją przez pacjenta powyższych warunków i dopełnienia formalności ustalane są dni i godziny terapii. Osoby chcące skorzystać z pobytu z zakwaterowaniem (np. z poza woj. śląskiego) proszone są o możliwie najszybszy kontakt w celu zarezerwowania części mieszkalnej i odpowiedniej ilości godzin rehabilitacji.